Là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong khách sạn nhưng vẫn có nhiều người chưa biết allotment là gì. Cùng CET tìm hiểu ngay mọi thắc mắc về thuật ngữ chuyên ngành này nhé!

Allotment là gì?

Trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn (NHKS), thuật ngữ “allotment” là một trong các hình thức đặt phòng khá quen thuộc, chỉ việc khách sạn cho các đại lý du lịch đặt cụ thể  một số lượng lớn phòng trong thời hạn nhất định(validity) kèm theo điều kiện giới hạn ngày check-in cũng như check-out (cut-off days).

Allotment là thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực khách sạn. Ảnh: Internet

Theo đó, các khách sạn sẽ dành một lượng lớn buồng phòng nhất định để các hãng du lịch và hàng không chủ động bán cho khách mà không cần yêu cầu đặt buồng trước theo một thỏa thuận nhất định giữa 2 bên. Sau khi đã bán được buồng cho khách, các hãng này mới khẳng định việc đặt buồng với khách sạn. Trường hợp các hãng này không bán hết số lượng buồng phòng mà khách sạn đã dành cho hãng theo thoả thuận thì họ phải bồi thường hoặc không tùy theo yêu cầu trước đó của hai bên.

Các nguồn khách hàng đến từ dịch vụ alloment

Các nguồn khách hàng mang lại từ dịch vụ allotment bao gồm:

• Nguồn khách hàng đặt buồng trực tiếp

Là những khách lẻ hoặc khách đoàn trực tiếp đặt buồng với khách sạn. Đối tượng khách này có thể sử dụng cách thức đặt buồng như sau: trực tiếp đến khách sạn; gọi điện thoại; gửi thư tin, fax, thư điện tử (email)…

• Nguồn khách hàng đặt buồng qua các đại lý trung gian

Đó là khách hàng đặt phòng lại thông qua các đại lý trung gian như: đại lý du lịch, hãng lữ hành, hãng hàng không, văn phòng du lịch địa phương, văn phòng đại diện nước ngoài, đại sứ quán… Đối với các hãng du lịch, khách sạn thường sử dụng hai hình thức bán buồng phổ biến là Allotment và Free sale.

Khách hàng đặt phòng lại thông qua các đại lý trung gian. Ảnh: Internet

Những lợi ích Allotment mang lại cho khách sạn và các hãng đại lý

Trước khi quyết định thực hiện dịch vụ allotment, cả bên khách sạn lẫn các đại lý đều có những tính toán kỹ lưỡng để tránh những rủi ro cho cả hai, đồng thời mang lại doanh thu và lợi nhuận cao nhất.

Theo đó, các khách sạn sẽ nhận được lợi ích là tăng độ nhận diện, độ phủ sóng: Nếu chỉ là một khách sạn chưa có tên tuổi  mà không phải một khách sạn nổi tiếng hay một tập đoàn lớn thì hầu như khách hàng không thể biết nhiều về khách sạn của bạn. Do đó, thông qua các đại lý du lịch hay hàng không sẽ giúp thông tin khách sạn của bạn đến với khách hàng. Có thể xem đây như một hình thức quảng cáo giúp cho lượng khách đặt phòng, sử dụng các dịch vụ tại khách sạn tăng cao.

Cả khách sạn và các đại lý du lịch, hàng không… đều nhận
được lợi ích từ Allotment. Ảnh: Internet

Không chỉ phía khách sạn nhận được lợi ích mà về phía các đại lý du lịch, hãng hàng không cũng dễ dàng tạo dựng niềm tin khách hàng của mình vì khách hàng đặt phòng thông qua họ thường được tư vấn từ A-Z. Các hãng này còn nghiên cứu kỹ địa điểm liên kết với khách sạn để tạo nên một gói tour đa dạng ở cả trong và ngoài nước. Đăng ký các tour này, khách hàng thường rất tin tưởng, an tâm về chuyến đi của mình.

Allotment khác Free Sale như thế nào?

Free sale là hình thức khách sạn cho phép đại lý du lịch, văn phòng trung tâm đặt bán buồng với số lượng không giới hạn trong một thời gian nhất định, còn allotment thì giới hạn số lượng phòng cụ thể. Do vậy, hình thức này sẽ dễ gặp rủi ro bởi khách sạn có quyền thay đổi hoặc yêu cầu ngưng bán trong những trường hợp cần thiết hơn.

Có thể nói, với mỗi nhân viên khách sạn thì việc hiểu và nắm chắc các thuật ngữ chuyên môn là điều quan trọng. Nó không chỉ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn mà còn là cách để bạn thể hiện năng lực bản thân và mang lại dịch vụ cho khách hàng tốt hơn.