Trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, check-in và check-out là hai thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến và quen thuộc. Vậy check-in là gì? Check-out là gì? và những thủ tục trong khách sạn cần biết?

Check-in là gì?

Check-in là khái niệm để chỉ quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận để khách lưu trú trong khách sạn. Công việc này được thực hiện tại quầy lễ tân khách sạn.

Thủ tục Check-in và Check-out được thực hiện tại quầy lễ tân.
(Nguồn: Internet)

Quy trình Check-in được thực hiện như thế nào?

Khi khách bước vào khách sạn, quy trình Check-in sẽ được thực hiện như sau:

– Bước 1: Nhân viên lễ tân chào khách bằng nụ cười niềm nở và tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng.

– Bước 2: Nhân viên kiểm tra hoặc hỏi xem khách đã đặt phòng trước chưa. Nếu chưa thì hỏi về yêu cầu của khách thích ở phòng nào và dựa vào tình trạng thực tế để sắp xếp phù hợp.

– Bước 3: Nhân viên thông báo về loại phòng khách ở, giá phòng, phương thức thanh toán, các dịch vụ kèm theo và các chương trình khuyến mãi.

– Bước 4: Khi khách đồng ý thì thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng.

– Bước 5: Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng cho khách ký xác nhận đặt phòng.

– Bước 6: Giới thiệu sơ lược qua cho khách về các thông tin về địa điểm du lịch, dịch vụ xung quanh, giá vé nếu khách yêu cầu.

– Bước 7: Ngoài ra, lễ tân cần hỏi khách có yêu cầu gì đặc biệt không?

– Bước 8: Giao chìa khóa cho khách lên nhận phòng.

– Bước 9: Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo cho bộ phận liên quan mang hành lý và dẫn khách lên phòng.

– Bước 10: Cập nhật hồ sơ của khách vào hệ thống khách sạn.

Check-out là gì?

Check-out là quy trình thực hiện việc thanh toán, xác nhận khách trả phòng và rời khách sạn. Giống như Check-in, Check-out cũng thuộc nhiệm vụ của nhân viên lễ tân khách sạn.

Check-out được thực hiện theo quy trình như thế nào?

Khi khách trả phòng, quy trình check-out được cụ thể như sau:

– Bước 1: Chào khách hàng bằng nụ cười niềm nở và hỏi khách có hài lòng khi lưu trú tại khách sạn hay không?

– Bước 2: Nhân viên hỏi số phòng mà khách trả, nhận lại chìa khóa và báo lại với bộ phận liên quan để kiểm tra phòng.

– Bước 3: Kiểm tra trên hệ thống xem khách đã sử dụng những dịch vụ nào trả phí của khách sạn hay không?

– Bước 4: Nhận thông báo của bộ phận buồng về tình trạng phòng và đồ uống khách đã sử dụng trong minibar và xác nhận với khách.

– Bước 5: Lập hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách để kiểm tra lại một lần.

– Bước 6: Thông báo số tiền cuối cùng khách phải thanh toán.

– Bước 7: Thực hiện việc thanh toán. Nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận, hóa đơn và lưu lại hóa đơn để làm thủ tục thanh toán với công ty. Nếu khách sử dụng voucher thì đối chiếu với khoản nào được thành toán bằng voucher, khoản nào trả tiền, đính kèm voucher vào hóa đơn để làm căn cứ thanh toán.

– Bước 8: Nhận lại chìa khóa phòng rồi trả giấy tờ tùy thân, đồ đã gửi, bưu kiện, thư (nếu có) lại cho khách.

– Bước 9: Nếu khách đã thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “đã thanh toán” vào hóa đơn và đưa lại cho khách.

– Bước 10: Đưa lại cho khách phiếu Check-out card để chuyển cho nhân viên hành lý vận chuyển hành lý ra xe.

– Bước 11: Hỏi và giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách cần.

– Bước 12: Nhân viên lễ tân chào tạm biệt, nói lời cảm ơn và chúc khách lên đường may mắn, hẹn gặp lại.

Được xem là công việc chính của bộ phận lễ tân, vì vậy các thủ tục Check-in và Check-out cần thực hiện đúng và nhanh chóng.

Với dịch vụ làm thủ tục trực tiếp tại quầy lễ tân thì ở nhiều khách sạn trong nước và quốc tế, các dịch vụ làm thủ tục trực tuyến như Check-in online và Check-out online vẫn được áp dụng phổ biến.