Ngày nay, máy POS đã trở nên phổ biến và trở thành trang thiết bị không thể thiếu trong các cửa hàng kinh doanh, dịch vụ… Vậy máy POS là gì? Và cách sử dụng chúng như thế nào? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhé!

Máy POS là thiết bị dùng cho phương thức thanh toán giao dịch bằng thẻ
(Nguồn: Internet)

POS là gì?

POS được viết tắt từ Point Of Sale là thiết bị dùng cho phương thức thanh toán bằng thẻ được sử dụng ở hầu hết tất cả các khách sạn, nhà hàng, siêu thị, trung tâm thương mai, cửa hàng kinh doanh tầm trung trở lên… sử dụng để khách hàng thanh toán các khoản phí dịch vụ bằng thẻ quốc tế hoặc thẻ nội địa.

Máy POS có ưu điểm gọn nhẹ, dễ lắp đặt nhiều nơi, chiếm diện tích nhỏ nhưng lại giúp đỡ rất nhiều trong việc thanh toán chi phí cho khách hàng. Ngày nay, tại các thành phố lớn, mọi người ngày càng ưa chuộng việc sử dụng thẻ để thanh toán qua máy POS.

Các loại thẻ được chấp nhận thanh toán bằng máy POS

Như đã nêu trên, hiện nay các thẻ được sử dụng chấp nhận thanh toán máy POS được chia thành 2 loại thẻ: thẻ quốc tế và thẻ nội địa.

Các loại thẻ quốc tế được chấp nhận thanh toán phạm vi trên toàn cầu gồm có: Thẻ Visa (số thẻ bắt đầu bằng số 4), thẻ MasterCard (số thẻ bắt đầu bằng số 5), thẻ JCB (số thẻ bắt đầu bằng số 35), Unionpay (số thẻ bắt đầu bằng số 62), thẻ American Express (số thẻ bắt đầu bằng số 37)

Thẻ nội địa là thẻ ATM của các ngân hàng như BIDV, Vietcombank, Vietinbank, Techcombank… đều có thể thực hiện thanh toán qua hệ thống máy POS.

Bạn có thể dễ dàng nhận biết các loại thẻ thanh toán quốc tế thông qua đầu số thẻ
(Nguồn: Internet)

Hướng dẫn sử dụng hệ thống máy POS trong thanh toán

Nhân viên thu ngân nhận thẻ từ khách hàng đem thẻ đến nơi đặt máy POS cố định hoặc mang theo máy POS cầm tay. Người nhân viên cần xác định loại thẻ của khách là thẻ chip hay thẻ từ. Nếu là thẻ chip thì sẽ chèn thẻ vào khe đọc thẻ, hướng mặt chip lên trên, giữ thẳng và chèn phần có mặt chip vào. Còn thẻ từ là loại thẻ có vạch đen dài sau lưng thẻ, quẹt thẻ đi theo hướng từ đầu tới cuối khe đọc thẻ.

Máy POS sẽ hiện thông tin tên khách hàng, nhân viên nhập số tiền cần thanh toán và nhờ khách nhập mã PIN (nếu thẻ của khách có yêu cầu). Lưu ý, khi khách nhập mã PIN, người nhân viên không nên đứng gần sát, giữ sự riêng tư cho khách. sau đó ký tên xác nhận lên biên lai, hoàn tất quá trình thanh toán.

Quá trình thanh toán bằng máy POS nhân viên nhà hàng, khách sạn cần biết

Là một nhân viên trong Nhà hàng – Khách sạn, khi nhận được thẻ thanh toán từ khách hàng, nhân viên phải biết cách nhận biết thẻ có hợp lệ hay không, tên chủ thẻ và tên trên màn hình máy tính máy POS có trùng nhau hay không. Nếu không trùng nhau, nhân viên có thể yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân để kiểm tra. Hơn nữa, phải đảm bảo thẻ còn nguyên vẹn, không tẩy xóa hay hết hạn sử dụng.

Khi sử dụng máy POS, chủ thẻ sẽ “quẹt” thẻ lên máy POS được đặt ngay tại quầy tính tiền. Nhân viên mời chủ thẻ nhập mã PIN, nhập số tiền cần thanh toán. Sau đó, nhân viên sẽ theo dõi tiến trình, khi máy thông báo giao dịch thành công, chủ thẻ ký tên xác nhận lên biên lai là hoàn tất quá trình thanh toán.

Các lưu ý khi sử dụng máy POS:

– In lại hoá đơn máy POS: Trong trường hợp bị kẹt giấy hoặc hết giấy nếu bạn muốn in lại hoá đơn cuối cùng thì có thể nhấn phím Func 72 sau đó nhấn Enter. Nếu bạn muốn in lại hoá đơn bất kỳ trong ca làm việc thì nhấn phím Func 73 sau đó nhập số hoá đơn rồi nhấn Enter.

– Thay giấy máy POS: Nhân viên thu ngân cần kiểm tra giấy in trong máy POS trước khi quẹt thẻ cho khách. Cách thay giấy máy POS cũng khá đơn giản: đối với máy POS cố định, giấy in hoá đơn thường đã được xếp sẵn theo nếp, bạn chỉ cần mở nắp khay đựng giấy, chọn đúng mặt và chiều giấy, để giấy thẳng, không bị cấn. Còn với máy POS cầm tay, giấy in hoá có dạng cuộn tròn, nhân viên chỉ cần mở nắp khay đựng giấy (thường ở phía trên đầu) và kéo hở 1 khoảng ngắn giấy lên rồi đóng nắp lại.

– Hạn sử dụng thẻ: nhân viên thu ngân khi nhân thanh toán từ khách cần chú ý đến thời hạn sử dụng trên thẻ để tránh làm mất thời gian thao tác làm khách phải chờ lâu. Đây là thao tác mà thường người nhân viên ít chú ý đến khi nhận thẻ của khách.

– Kiểm tra số tiền cần thanh toán trước khi xác nhận: tuy có thể bạn sử dụng máy POS thành thạo nhưng vẫn có một số trường hợp vì nhầm lẫn mà nhập sai số tiền. Tuy bạn có thể làm thao tác hoàn trả lại cho khách, nhưng thao tác này ở một số ngân hàng thì mất vài ngày có khi đến 2 tuần dẫn đến làm khách khó chịu, không hài lòng.

– Kiểm tra đơn vị tiền tệ trong thanh toán: một số môi trường kinh doanh sẽ áp dụng nhiều đơn vị tiền tệ khác trong thanh toán, vì vậy nhân viên cần xác nhận cẩn thận trên máy POS và với khách.

– Kiểm tra đường truyền internet: máy POS hoạt động dựa trên đường truyền của hệ thống Internet (thông qua wifi) vì vậy, cần kiểm tra đường truyền, tín hiệu của máy POS trước và trong ca làm việc.

Sử dụng thành thạo máy POS là kỹ năng cần có trong các cửa hàng kinh doanh ngày nay
(Nguồn: Internet)

Việc sử dụng máy POS thành thạo gần như trở thành kỹ năng cần có trong các hoạt động kinh doanh ngày nay. Hy vọng, bài viết hôm nay đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc về hệ thống máy POS là gì và những kiến thức thông dụng xung quanh chúng.