Bạn có thể dễ dàng nhận ra, hiện nay bên cạnh hệ thống nhà hàng trực thuộc khách sạn thì các nhà hàng hoạt động riêng lẻ (Fine Dining, Hội nghị – Tiệc cưới, Bistro…) phát triển không chỉ về số lượng mà cả về chất lượng. Các nhà hàng này đã chú trọng hơn trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức trong khách sạn chuyên nghiệp nhằm hướng tới sự phát triển dài lâu và bền vững.

So với các nhà hàng trong khách sạn, hầu hết mô hình hoạt động riêng lẻ trước đây đều được đánh giá là hoạt động không chuyên nghiệp bằng; dẫn đến các dịch vụ còn hạn chế, chưa khai thác hết đúng khả năng của nhà hàng, doanh thu chưa đạt hiệu quả nhất có thể… Vì thế, việc xây dựng bộ máy tổ chức, cơ cấu nhân sự phù hợp là vô cùng cần thiết và quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu của ngành Nhà hàng – Khách sạn hiện nay.

Xây dựng đúng sơ đồ cơ cấu phù hợp sẽ giúp nhà hàng hoạt động hiệu quả
(Nguồn: Internet)

Các loại sơ đồ cơ cấu

Hiện nay, sơ đồ cơ cấu tổ chức trong nhà hàng vô cùng đa dạng và còn được các nhà Quản lý/Giám đốc điều chỉnh lại cho phù hợp với cơ sở. Nhưng trong đó, điển hình có 3 loại sơ đồ cơ cấu cơ bản đó là:

Cơ cấu tổ chức Nhà hàng trực tuyến

Đây là cơ cấu cổ điển nhất, thường được áp dụng cho các nhà hàng nhỏ. Tất cả các bộ phận sẽ làm việc trực tiếp với người Giám đốc Nhà hàng (Restaurant Manager). Hình thức này sẽ giúp các nhà hàng tiết kiệm chi phí quản lý, có sự liền mạch từ cấp cao đến nhân viên, lại đơn giản dễ linh hoạt. Nhưng nó cũng có điểm yếu là đôi khi sẽ không phát huy được hết năng lực, sức sáng tạo của nhân viên.

Cơ cấu tổ chức Nhà hàng theo chức năng

Cơ cấu này thích hợp với các nhà hàng có quy mô vừa hay đang phát triển; với khối lượng công việc nhiều, các bộ phận được chia rõ ràng, cụ thể hơn dưới sự giám sát của người quản lý bộ phận. Họ sẽ đóng vai trò kết nối giữa Giám đốc Nhà hàng với đội ngũ nhân viên.

Điểm mạnh của hình thức này là tận dụng hiệu quả tối đa của bộ phận quản lý, sự sáng tạo của họ; đội ngũ nhân viên được theo dõi, phát triển theo hướng chuyên môn hoá… Tuy nhiên, điều đó cần các bậc quản lý cấp cao phải giải quyết ổn thoả các vấn đề của các chức năng; đòi hỏi sự có quy trình chuẩn cho các hoạt động của nhà hàng.

Cơ cấu tổ chức Nhà hàng trực tuyến chức năng

Được thiết kế dành cho các nhà hàng lớn cần có sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau. Cơ cấu này sẽ chia các bộ phận thành những lĩnh vực, khối khác nhau (như khối Vận Hành – Operation và khối Hậu sảnh – Back House/ Back Office) được quản lý bởi một người Giám đốc bộ phận hoặc Phó Giám đốc dưới quyền điều hành của Tổng Giám đốc Nhà hàng.

Hình thức này giúp tăng khả năng hợp tác giữa các bộ phận trong một cơ sở nhà hàng lớn, đồng thời tăng khả năng thích ứng với sự thay đổi bởi các yếu tố khách quan và chủ quan, tạo động lực phát triển cho toàn thể nhân viên. Nhưng mặt trái của nó là nguy cơ về mâu thuẫn trong nội bộ giữa các bộ phận, một số quy trình làm việc sẽ bị kéo dài, các vấn đề về quản lý cũng sẽ nhiều hơn (đặc biệt về quản lý tài chính) và đôi khi là sự lãng phí nhân viên, nhân lực.

Các bộ phận trong nhà hàng và nhiệm vụ

Bộ phận Phục vụ Nhà hàng

Thường bao gồm đội ngũ nhân viên phục vụ tại bàn, pha chế và lễ tân chịu trách nhiệm về vận hành các hoạt động, dịch vụ trực tiếp trước, trong và sau bữa ăn của khách hàng.

Giai đoạn chuẩn bị: bàn ăn, dụng cụ trang thiết bị sạch sẽ sáng bóng đạt tiêu chuẩn, các yêu cầu về đặt chỗ của khách hàng, gửi và nhận các thông tin cần thiết đến bộ phận liên quan nhằm đảm bảo sự chuẩn bị tốt nhất trước giờ hoạt động.

Khi khách đến: có nhiệm vụ chào đón; hướng dẫn và giới thiệu về các món ăn đồ uống nổi bật đến khách hàng; ghi nhận và chuyển thông tin đặt món đến các bộ phận liên quan; hỗ trợ và chăm sóc khi cần thiết; đảm bảo quy trình phục vụ, thanh toán cho khách nhằm mang lại hài lòng cho bữa ăn của khách hàng.

Sau bữa ăn của khách: hỏi thăm về sự hài lòng của khách; tiễn khách và phụ trách dọn dẹp, sắp xếp, chuẩn bị lại bàn ăn, khu vực, dụng cụ… cho khách hoặc ca làm việc sau.

Bộ phận Bếp

Gồm đội ngũ các đầu bếp theo chuyên môn riêng biệt (bếp Salad, bếp chính, bếp bánh…). Ngoài việc sơ chế, chế biến các món ăn thì nhân viên bếp còn chịu trách nhiệm trong việc bảo quản, kiểm kê và lên danh sách để nhập hàng. Bếp trưởng (Executive Chef) sẽ cùng phối hợp với Quản lý Nhà hàng đưa ra những ý tưởng, thiết kế món ăn cho thực đơn.

Bộ phận kinh doanh

Có vai trò thu thập thông tin, dữ liệu về thị trường khách hàng – đối thủ cạnh tranh; lên các kế hoạch quảng bá, giới thiệu, khuyến mãi cho nhà hàng; tìm kiếm các nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng và duy trì chăm sóc đối tượng khách hàng cũ.

Bộ phận Tài chính – Kế toán

Là bộ phận đảm bảo các vấn đề tài chính của nhà hàng luôn cân bằng, phụ trách thu chi và lập các kế hoạch về tài chính lâu dài. Ngoài ra, ở một số nhà hàng hiện nay thì bộ phận này sẽ phụ trách khâu thu mua nhập hàng theo yêu cầu từ bộ phận Bếp và Phục vụ để nhà hàng luôn đủ nguyên vật liệu để hoạt động với mức giá tốt nhất.

Bộ phận tạp vụ

Chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả các khu vực trong nhà hàng và khu vực xung quanh luôn được sạch sẽ, vệ sinh. Ở các nhà hàng lớn hiện nay, bộ phận tạp vụ thường được phân chia thành 2 khối nhỏ là nhân viên tạp vụ bếp (hỗ trợ các đầu bếp trong việc lau dọn, giữ vệ sinh dụng cụ, khu vực bếp và rửa chén dĩa) và nhân viên quản gia (giữ vệ sinh các khu vực công cộng dành cho khách).

Bộ phận Hành chính nhân sự

Phụ trách về các vấn đề liên quan đến tuyển dụng, chính sách, hỗ trợ, chấm công cho nhân viên cũng như các quyết định kỷ luật, khen thưởng kịp thời, hợp lý và công bằng.

Bộ phận kỹ thuật

Là bộ phận lo việc bảo trì tất cả các trang thiết bị theo yêu cầu; kiểm tra các hệ thống điện, nước, gas…  vận hành trong sự an toàn tuyệt đối. Đồng thời lên các kế hoạch thay mới hoặc sửa chữa khi cần thiết.

Nhà hàng hoạt động hiệu quả cần có sự hợp tác giữa các bộ phận với nhau.
Ảnh Internet

Để nhà hàng vận hành tốt và ngày càng phát triển thì người quản lý/chủ nhà hàng rất cần sự lựa chọn đúng đắn sơ đồ cơ cấu phù hợp cũng như việc phối hợp các bộ phận với nhau hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Để cập nhật thêm kiến thức ngành quản trị nhà hàng – khách sạn cho công việc của mình, các bạn có thể tham khảo thông tin trên trang CET mỗi ngày nhé!